Para los restaurantes que trabajan con un margen reducido, lo que cuenta es cada dólar. Los crecientes costos de los ingredientes y las alteraciones en los precios de los proveedores, así como los costos operativos, han hecho que el control de costos sea más difícil que nunca. Es por eso que los programas de reembolsos y recompensas en el servicio de alimentos se han convertido en un componente fundamental de las estrategias de compra de los restaurantes contemporáneos. Los programas proporcionarán ahorros significativos y mejorarán la rentabilidad. a largo plazo si se gestiona adecuadamente. Sin embargo, incluso a pesar del valor, no todos los restaurantes son capaces de beneficiarse al máximo de las recompensas por el servicio de comida. Los reembolsos suelen malinterpretarse, ignorarse o tratarse de manera inconsistente, lo que resulta en pérdida de ingresos y complicaciones indebidas. Dado el monto a comprar no se sabe qué productos son aceptables para adquirir pero luego, no hay seguimiento de las compras, y ni siquiera las menores. Los errores pueden generar grandes ahorros a largo plazo. Sería importante estar informado sobre los obstáculos más relacionados con los descuentos y es por eso que todos los restaurantes que quieran maximizar sus ganancias deberían estar informados. Cuando los operadores entienden dónde fallan las cosas y cómo prevenir estos errores, los reembolsos en el servicio de alimentos podrían ser un recurso financiero estable y confiable y no un impedimento administrativo. 1. No saber qué productos son Elegible para reembolso El desconocimiento de qué productos son elegibles para los descuentos es uno de los mayores errores que cometen los restaurantes. Varios operadores siguen realizando pedidos a marcas conocidas sin darse cuenta de que hay productos similares disponibles con descuentos. En consecuencia, no obtienen reembolsos en el servicio de alimentos por los artículos que ya están comprando. Los programas de reembolso se modifican periódicamente y el uso de la información anterior puede restringir posibles ingreso. Es mucho más probable que los restaurantes que consulten la lista de productos elegibles con regularidad disfruten de recompensas continuas en el servicio de alimentos. 2. No realizar un seguimiento constante de las compras El otro problema importante es el seguimiento inconsistente. Los reembolsos suelen estar sujetos a la información de compra correcta en forma de facturas, código de producto e información del distribuidor. Los reclamos se posponen o rechazan cuando los registros son parciales o se almacenan en diferentes sistemas. La falta de un proceso de seguimiento organizado significa que es posible que los restaurantes no calculen con precisión la cantidad de dinero que reciben como recompensa por el servicio de alimentos o que no obtengan ningún reembolso. También se requieren informes periódicos para tener en cuenta cada dólar elegible. 3. Plazos incumplidos para la presentación de reembolsos Los reembolsos normalmente están asociados con plazos de presentación ajustados. El incumplimiento de un plazo, aunque sea por unos días, puede cuesta dinero. La mayoría de los restaurantes no se dan cuenta de la velocidad a la que se cierran las ventanas de reembolso, especialmente en temporadas altas. Es una de las causas del hecho de que los reembolsos en el servicio de alimentos no se soliciten con mucha frecuencia. Los operadores que están más interesados en las operaciones diarias podrían olvidarse de presentar las reclamaciones dentro del tiempo estipulado, perdiendo así dinero sobre la mesa. 4. Suponiendo que los reembolsos se apliquen automáticamente El mito común es que cada El reembolso se acredita automáticamente. Aunque existen programas que proporcionan seguimiento automático, existen numerosos programas que deben verificarse o registrarse. Los restaurantes que esperan que se les entreguen reembolsos sin tomar medidas generalmente no reciben las merecidas recompensas de servicio de alimentos. Es imperativo aprender cómo un reembolso es automático o manual. La falta de certeza significa que los restaurantes se perderán alimentos legítimos. reclamaciones y reducir su pago general. 5. Pasar por alto pequeños reembolsos que suman Algunos restaurantes rechazan valores de reembolso inferiores a uno porque no parecen justificar el esfuerzo. Sin embargo, incluso los descuentos menores que se reciben durante la compra de varios productos pueden generar grandes ahorros a largo plazo. La mayoría de los reembolsos de los servicios de alimentación, incluso los más modestos, podrán cubrir el aumento de los costos de los alimentos, sostener los costos comerciales y operativos, o reinvertirse en el negocio cuando se realiza un seguimiento cuidadoso. Se trata sólo de consistencia y no de volumen. 6. No revisar el desempeño de los reembolsos con regularidad El otro error generalizado es la falta de revisión del desempeño de los reembolsos. Los restaurantes no pueden tomar las mejores decisiones de compra sin un estudio de los productos que aportan las mayores recompensas al servicio de alimentación. Las revisiones periódicas ayudan en la identificación de tendencias, mejor previsión y estrategias de compra para igualar el potencial de reembolso. Los restaurantes que analizan activamente su información sobre reembolsos tienen más probabilidades de disfrutar de mayores ahorros a largo plazo. 7. Gestionar reembolsos sin el soporte adecuado Los programas de reembolsos pueden resultar difíciles de manejar por sí solos, y eso es particularmente cierto en el caso de restaurantes pequeños o independientes. La gestión de reembolsos suele ser menospreciada entre gestión de proveedores, facturas y envíos. El soporte estructurado entra aquí. Organizaciones como FRPG hacen que los restaurantes agilicen el proceso de reembolso brindándoles acceso centralizado a programas de reembolso, mejor información sobre las ganancias y cómo pueden aprovechar al máximo las recompensas del servicio de alimentos sin sobrecargar a su personal administrativo. Cómo FRPG ayuda a los restaurantes a evitar estos errores FRPG involucra a los restaurantes para facilitar el proceso de obtención de acceso a reembolsos y programas de recompensas de servicios de alimentos. FRPG brinda a los operadores la capacidad de estar informados sobre los productos que pueden comprar, reembolsos y recomendaciones de compra al brindarles herramientas, informes y conocimientos de compras, lo que les ayuda a realizar un seguimiento de los reembolsos y evitar oportunidades perdidas. En lugar de realizar un seguimiento manual de los reembolsos, los restaurantes que operan con FRPG tienen una una mejor comprensión de sus recompensas en el servicio de alimentos y resulta más fácil comprender cómo se logra cada ahorro y cómo se puede mejorar con el tiempo. Esta asistencia permite a los propietarios de sus restaurantes concentrarse en sus operaciones y aún así obtener los máximos beneficios de los programas de reembolso. Pensamientos finales Los programas de reembolsos han dejado de ser una característica agradable de tener en los restaurantes y, en cambio, son un medio importante para abordar los problemas aumentando costes y defendiendo márgenes. Si se hacen correctamente, los reembolsos y las recompensas del servicio de alimentos generarán ahorros constantes que financiarán la dotación de personal, las actualizaciones de equipos, el desarrollo de menús y la expansión comercial en general. Lamentablemente, la falta de creación de valor en muchos restaurantes se debe a factores tan simples como el incumplimiento de los plazos, la incapacidad de realizar un seguimiento o la visualización del rendimiento de los reembolsos. Con los sistemas, procesos, e instrucciones, estos errores se pueden evitar. Ser proactivo en la gestión de reembolsos permitirá a los operadores tomar una decisión de compra más inteligente y aprovechar al máximo los beneficios del servicio de alimentos a su disposición. Juntos, resulta mucho más fácil agilizar el proceso y asegurarse de que los restaurantes no pierdan ningún ahorro con la ayuda del soporte estructurado y una mejor comprensión de los programas de reembolso. Los socios, tales como FRPG, ayudar a los restaurantes a navegar los programas de reembolso de manera más efectiva, brindándoles una mejor visibilidad, seguimiento y aprovechamiento de oportunidades que de otro modo no se habrían identificado. Los reembolsos permitirían a los restaurantes convertir las compras diarias en rentabilidad a largo plazo sin introducir complejidad en sus operaciones, asegurándose de evitar los obstáculos.